運用チーム構築に必要な3つの考え方と5つの人材

「戦略」「設計」「制作」のプロセスを経てWebサイトは公開されます。これまで一生懸命に企画・制作をしてきたWeb制作担当者にとって「Webサイト公開」は1つのゴールといえるでしょう。

しかし、当然のことながら、Webサイト制作の最終的なゴールはWebサイトの公開ではありません。

むしろ、Webサイト公開後の運営体制をどのように構築していくのかによって、Webサイトが果たす役割は大きく変化していきます。

Webサイト制作の失敗例の中には、このWebサイト構築後の「運用体制の構築」に問題があり、Webサイト運用が本来の目的を果たせないまま閉鎖となってしまうケースもあるため注意が必要です。

したがって、この記事を読む運用担当者は、制作したWebサイトを上手く機能させるために「必要な考え方」と「適切な人材配置」を知っておく必要があります。

加えて、社内の限られたリソースを最大限に生かしつつも、アウトソースを活用する選択肢も想定しておく必要があるでしょう。

運用チーム構築の考え方

Webサイトの運用には、制作するWebサイトの規模に関わらず「運用チーム」が必要です。

多くのWeb制作は複数の人材がそれぞれの担当領域を分担しながら構築していくものですが、個人が複数の領域を担当する場合も少なくありません。

そのような場合には個人の力だけでは限界があるため、「アウトソースの利用」や「サイト運用システムの導入」などの工夫が必要となります。

いずれの状況にしても、運用チーム構築にはおさえておきたい3つのポイントがあります。特にこれからWebサイトの運用を行う担当者は覚えておきましょう。

運用チームの役割を理解する

運用チームに限らず、「Webサイト制作のどのフェーズを担当しているのか」といった認識は非常に重要です。

ここでいう認識とは、自社におけるWeb制作の運用チームが「Webマーケティング分野のどのような目標に向かって日々の業務を行うのか」といった具体性を意味しています。

つまり、運用チームの構築時にはさまざまな人材を集めながらも、全員が社内目標(KGI)に対する中間指標(KPI)を把握している状況がベストというわけです。

運用チームのメンバー全員がKPIにフォーカスした施策を考えることにより、本来の目的から逸れないWebサイト運用を行えるようになります。

また、運用チームの目標や役割をメンバー間で確認する習慣が出来上がると、1つ1つの作業の進捗が把握しやすくなるため、コンテンツ管理業務を担当する人材の「ただサイト更新を行ってしまう」リスクを減らすことができます。

社内リソースを把握する

運用チームの役割を理解するのと同時に、社内リソースの把握も必要となってきます。

まずは、運用するWebサイトに必要な要素を洗い出す必要があるため、制作フェーズの担当者と確認の時間を設けましょう。

そこから運用するWebサイトに必要な「スキルを持った人材」や「運用チームを管理する人材」、「他部署との連携を担当する人材」を探していきます。

とはいえ、業務が多岐にわたる現在のWebサイト運営は自社だけで業務が完結することは少ないため、アウトソースを利用する場合も多くあります。

そのような場合は外部委託先の担当者と連携が取れる経験豊富な人材を配置するなどの工夫が必要となり、自社のWebサイト運用に協力的なパートナー企業を選ぶセンスも問われるでしょう。

運用システム導入を検討する

運用チームの役割や社内リソースを把握した後は「運用システムの導入」を検討しましょう。

Webサイト運用は「規模」や「目的」に応じて必要コストが大きく変動します。そのため、WordPressといった「CMS」や「アクセス解析ツール」の導入を検討する必要があります。

とはいえ、Webサイトの制作段階から既にWordPressを利用しているケースも多いため、CMSに入稿する際の「入稿ルール」を作成することも求められるでしょう。

運用業務の担当者はツールやシステムを使って業務を効率化しつつ、アウトソースの利用を検討し、PDCAのサイクルを回せるような仕組みを構築する必要があるのです。

運用チームに必要な人材

制作したWebサイトの規模や目的によって変化しますが、「Webマーケティング責任者」「Web集客担当者」「コンテンツ管理者」「コンテンツ作成者」「アクセス解析者」が運用チームに必要となります。

Webマーケティング責任者

Webマーケティング責任者は運用チームの中でも特に重要な役割を担います。

運用チーム内への社内マーケティング目標の共有はもちろんのこと、各運用担当者が集計したデータをもとに更なる施策の立案なども担当するため経験豊富な人材が求められます。

企業によってはチーム体制が細かく区分されている場合もあるため一概にはいえませんが、Webサイト運用の全体に関わる知識を有する人材が配置されるべきでしょう。

Web集客担当者

Web集客担当者はWebサイト運用の方向性を決めるポジションにあり、Webサイトへのユーザー流入をアクセス解析者と連携しながら改善を進める必要があります。

近年のWebサイトへのユーザー流入割合は「自然検索(オーガニックサーチ)流入」と「SNS流入」が多くを占めているため、それぞれ「SEO対策」や「SNS広告」などの知識・経験を有する人材が求められます。

専門的な知識が必要なため複数の人材が担当することも多く、アウトソースを利用するケースが多いのも特徴です。

コンテンツ管理者

Webサイトに使用する「素材」を管理するポジションで、記事コンテンツなどの管理が主な業務内容です。

コンテンツの作成担当から上がってきた内容をチェックしたり、修正依頼をしたりすることでコンテンツ品質を保つ役割を担います。

コンテンツ管理という重要なポジションを担うだけに、Webマーケティング責任者や集客担当者との連携も密に行う必要があります。

また、さまざまな素材を扱うことになるため、他部署との連携をスムーズにこなせる人材を配置したいところです。

コンテンツ作成者

コンテンツ作成者はコンテンツ管理者からの指示を通じて業務を進めていきます。

いわゆる「ライター」が配置されるポジションで、コンテンツの質や量に応じて人的コストの変動が大きくなることを覚えておきましょう。

「記事作成業務」をクラウドソーシングで発注する場合には、成果物のクオリティに差が出ないように「記事作成ガイドライン」の準備も欠かさずに行いましょう。

アクセス解析者

アクセス解析者はシステムやツールを利用して「Webサイト流入状況」を解析します。

Web集客担当者と連携しながら、図や報告書を用いて改善点を洗い出すなどの能力が求められるポジションです。

まずは社内リソースの把握から

運用チーム構築における考え方や人材について解説していきましたが、実際の現場では複数の業務を1人が担当するパターンもあります。

まずは社内リソースを把握することからスタートしましょう。

(画像はPixabayより)
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